Van offline naar online werken

Van offline naar online werken? Waarom eigenlijk? De manier waarop je nu werkt, gaat toch prima? Maar wat dacht je van efficiënter en effectiever werken? Plek onafhankelijk werken omdat je alle gegevens altijd bij je hebt. Sneller schakelen en jouw concurrent net even een stapje voor zijn. Tijd besparen die je voor andere zaken kunt gebruiken. Of gewoon eens op vrijdagmiddag eerder de stekker eruit trekken.

Dé passende online tool, een zoektocht

Veel ondernemers komen er niet aan toe om zich te verdiepen in online tools. Ze hebben het al druk genoeg met de dagelijkse gang van zaken, administratie, klantcontact en ook marketing moet door blijven gaan. Dus tijd over hebben voor een zoektocht naar de passende online tool, dat wordt vaak op de achtergrond geschoven. En terecht natuurlijk. Hoe fijn zou het zijn als juist deze online tools het jou als ondernemer een stuk makkelijker kunnen maken? Efficiënter en effectiever werken? Maar waar haal je die tijd vandaan?

Nou! Wat toevallig! Ik ben Corina, Virtueel Assistent en ik help ondernemers efficiënter en effectiever te werken. Kijken waar werkzaamheden beter kunnen. En ik verdiep mij graag in online tools. Goede combinatie dacht ik zo.

Handige online tools, voor pc én smartphone

Als je als ondernemer een stap wil maken naar online werken, dan zijn er genoeg online tools die je daarvoor kunt gebruiken. Maar waar begin je? Wat heb je nodig en wat is er beschikbaar? Welke tools kunnen jou helpen effectiever en efficiënter te (gaan) werken? Hieronder geef ik je een paar voorbeelden om een idee te krijgen wat er mogelijk en beschikbaar is. En alle online tools zijn zowel te installeren op pc als op smartphone.

Online agenda

Er zijn nog veel ondernemers die een papieren agenda gebruiken. Niets mis mee natuurlijk, maar vaak is het toch niet efficiënt zoals vaak gedacht. Een papieren kan ook onoverzichtelijk zijn. Je weet niet meer wat je hebt geschreven door een onleesbaar handschrift. Een afspraak komt te vervallen, maar je hebt met pen geschreven. Dat wordt dus doorstrepen. Dat kan weer onrust creëren. Een online agenda geeft ook overzicht én is altijd leesbaar. En je hebt hem toch altijd bij je want de deur uit zonder telefoon doen we bijna niet meer. Je kunt sneller schakelen door bijvoorbeeld jouw agenda te delen met een collega, je partner of VA. Minder tijd kwijt aan afstemmen en sneller plannen.

Voorbeelden: iCloud-agenda of Google Calender

Actielijst

Oh my, waar zou ik zijn zonder mijn to-do-list? Geïnstalleerd (uiteraard) op m’n telefoon zodat ik ook weer overal en nergens dingen kan noteren om niet meer te vergeten. Stel een reminder in of laat een bepaalde acties (facturen versturen) wekelijks of maandelijks terugkeren. Deze functies zijn wel afhankelijk van de online tool. Je hebt zelfs online tools waarbij je kunt inspreken (bijvoorbeeld als je in de auto zit) en er een mail naar jou wordt gestuurd.

Voorbeelden: Remember the Milk of Teuxdeux

Kladblok

Zoveel informatie wat dagelijks op je af komt. Nieuws, email, via de telefoon. Handige websites, informatie van klanten, contactgegevens etc. Papiertje hier, notities gekrabbeld op een enveloppe of op je hand. Ook daar is natuurlijk een oplossing voor: een online kladblok. In diverse soorten en maten. Uitgebreid of juist heel basic. Er zijn genoeg mogelijkheden te vinden die jou kunnen helpen de informatie te organiseren op de manier die bij jou past.

Voorbeelden: OneNote en EverNote

Opslag

Brochures, facturen, afbeeldingen. Hoe handig is het als je hier gewoon bij kunt als je onderweg bent? De klant een voorstel laten zien zonder dat te hoeven uitprinten? En je het gelijk ter plekke aanpassen en versturen per email? Het scheelt ook nog eens voorbereidingstijd want als je het met haast nodig hebt, dan doet je printer het uiteraard niet of is de toner op.

Zorg er dan wel gelijk voor dat de mappenopbouw ook gestructureerd is, anders ben je nog steeds op zoek naar een speld in een hooiberg.

Voorbeelden: Dropbox, Google Drive, OneDrive

Tijdsregistratie

Tijd bijhouden en vastleggen om vervolgens te kunnen factureren naar jouw klant. Je drukt op de startknop. Als je klaar bent druk je op stop, selecteer de betreffende klant of project en geef je een omschrijving op. Aan het einde van de maand of project maak je een overzicht dat je meestuurt met de factuur. Simpel toch? Dat is het ook 😉

Voorbeelden: Gekko of Toggl.

Dit is pas een klein gedeelte van wat er beschikbaar is. Zoek je iets maar kun je het niet vinden? Laat het mij weten, ik help je graag!