Help, mijn bedrijf groeit!

Mijn business loopt super goed. Steeds meer ondernemers weten Bureau 2Join te vinden. Ondernemers die aan hun bedrijf willen werken en operationele werkzaamheden en het managen van hun virtuele team willen uitbesteden. Ik vind het geweldig dat deze ondernemende klanten aan zichzelf gaan denken. Mijn team, met 3 Online Business Managers en 13 geweldige online professionals met ieder hun eigen expertises, staat! We werken samen met fantastische klanten. Elke dag is weer verrassend en inspirerend.

Maar ik sta zelf voor de volgende stap. Ik wil meer ‘werken-aan-je-eigen-bedrijf-momenten’ voor mezelf inbouwen. En een groot deel van de operationele werkzaamheden, vooral terugkerende taken, delegeren. Dat betekent dat ik het anders moet aanpakken en inrichten. Want ik weet dat delegeren mij helpt om tijd vrij te maken. Tijd die ik nodig heb om te werken aan de groei van Bureau 2Join.

Delegeren vraagt om processen, de juiste tools en een goed team.

Voor mij is het relatief makkelijk om te delegeren. Ik ken mijn team en weet dat ik blind op hen kan vertrouwen. Voor de meeste ondernemers is het echter een hele stap om los te laten. Taken uit handen geven voelt als controle kwijt raken.

Workflows gaan je helpen!

Toch is dat niet zo. Je krijgt juist méér controle over je business. Mits je kiest voor de juiste ondersteuning (ik zie het nog te vaak gebeuren dat een ondernemer andere ondersteuning inhuurt dan eigenlijk nodig is) én je duidelijk bent over de taken en verwachtingen. Door workflows goed te beschrijven, geef je een goede basis aan bijvoorbeeld een virtueel assistent, online professional, Online Business Manager, of zelfs jouw virtuele team. En dat geeft jou weer vertrouwen in de goede afloop van de -nieuwe en misschien spannende- samenwerking.

Ook voor mezelf volg ik deze methode. De eerste stap in het delegeren is het op papier zetten van mijn workflows. Elke stap die ik zelf neem, moet helder zijn. Zodat degene aan wie ik het overdraag, precies weet wat er moet gebeuren en hoe dat moet gebeuren. Bij het beschrijven van deze procedures breng ik de 6 W’s in kaart. Deze W’s staan voor Wie, Wat, Wanneer, Waarom, Waarmee en Werkwijze (hoe).

Gebruik de 6 W’s om je procedures helder te beschrijven

Wie

Wat zijn de bevoegdheden, functionarissen, verantwoordelijkheden, rollen? Simpel gezegd: wie doet wat? Zijn er andere personen bij het proces betrokken?

Wat

Hoe verlopen de processen, beslissingen en activiteiten? Maak stap voor stap alles duidelijk. Noteer zelfs de kleine details. Zo kun je niets vergeten.

Waarom

Volgens welke kwaliteitsregels voer ik mijn stappen uit? Check check, dubbelcheck. Waar moet mijn uiteindelijke resultaat aan voldoen wil ik tevreden zijn?

Wanneer

Zijn er specifieke tijdstippen en/of terugkerende handelingen (frequentie)? Denk hierbij aan facturen versturen, de BTW-aangifte doen of het inplannen van social mediaberichten.

Waarmee

Welke input en output heb ik nodig? Denk hierbij aan formulieren, triggers, informatiesystemen, documenten met achtergrondinformatie, etc.

Werkwijze

Hoe ik voer ik dit alles uit? Heb ik een pc nodig? Of pen en papier om te brainstormen? Welke programma’s of online tools heb ik tot mijn beschikking?

Zo leg ik mijn bedrijfsprocessen vast. Voor mezelf is dit een verheldering. En omdat alles beschreven is, hoeft jouw virtueel assistent c.q. online professional e niet te belasten met vragen en kan ze zo snel verder.

Voordelen van delegeren

Even een aantal voordelen van taken delegeren op een overzichtelijk rijtje:

Voordeel 1

Delegeren geeft tijd, rust en overzicht. Daarnaast voorkomt het dat ik zenuwachtig word of taken uit ga stellen, omdat ik geen zin heb in sommige zaken (echt waar!).

Voordeel 2

Vaak kijken anderen anders naar een workflow. Vraag de betrokken persoon in het proces om er kritisch naar te kijken. Wat kan er eventueel anders? Kan het sneller of makkelijker? Zijn er (online) tools beschikbaar die een en ander kunnen automatiseren? Twee weten meer dan een.

Voordeel 3

Als je de workflow exact volgt, is de kans kleiner dat je ergens in het proces een fout maakt of dat je stappen vergeet. Als een workflow er eenmaal goed in zit, raad ik je aan om af en toe je processen onder de loep te nemen. Gaat het nog goed of moet ik mijn proces aanpassen?

Voordeel 4

Sneller werken! Alles is concreet en ligt vast. Je hoeft niet meer na te denken en niets op te zoeken. En tijd besparen is altijd mooi meegenomen…. toch?

Ben jij toe aan een volgende stap? De stap op weg naar meer grip, vrijheid, plezier en groei!om? Begin dan eerst met het vastleggen van jouw bedrijfsprocessen. Nieuwsgierig? Neem dan eens een kijkje op onze website.

En natuurlijk kan ik jou daar samen met mijn team mee helpen! Wil je weten hoe? Vraag dan een gratis strategiegesprek. Ik deel graag al mijn kennis met je.