Thuiswerken… met deze 7 tips wordt het succesvol!

Het coronavirus heeft ervoor gezorgd dat een groot gedeelte van Nederland de komende 3 weken, misschien wel voor een langere periode, niet meer vanuit kantoor werkt, maar gebombardeerd is tot thuiswerker. Als eigenaar of manager, maar ook als collega’s onder elkaar, kun je niet bij elkaar binnenlopen om een probleem van een klant te bespreken. Er is geen ontmoetingsplek om even aan elkaar te vragen hoe het gaat. Nee, je werkt allemaal vanuit je eigen huis. Net als je partner. En, omdat de kinderen ook niet langer naar school mogen, spelen de kinderen ook nog tikkertje in huis of kijken televisie. ‘

Hoe zorg je er nu voor dat jij als eigenaar of manager succesvol vanuit huis kunt samenwerken met jouw teamleden/werknemers?

Ik heb mijn 7 tips hieronder voor je op een rij gezet!

 

1. maak spelregels

Geef van tevoren duidelijk aan wat de regels zijn voor thuiswerken. Denk hierbij aan werktijden, beschikbaarheid, bereikbaarheid, maar over manier van communiceren en tools waarmee je gaat werken.

 

2. communiceer duidelijk

Heldere en doelgerichte communicatie blijkt op de werkvloer lastig. Laat staan als de communicatie niet langer face tot face, maar alleen nog maar online plaatsvindt. Omdat je elkaar niet persoonlijk treft, ontstaan er vaak onduidelijkheden en frustraties. Online tools ondersteunen je om de communicatie over bijvoorbeeld een project in goede banen te leiden.

Geef ook altijd aan wanneer je een taak gaat oppakken. De andere partij kan het dan loslaten. Koppel wel terug als je het niet redt en geef daarbij ook direct aan wanneer je de taak wel afrondt. Zo hoef je geen onnodige tijd te besteden aan het controleren van elkaar.

 

3. zorg voor de juiste digitale middelen

Thuiswerken is lastig als je niet de juiste digitale middelen hebt. In mijn blog ‘Alles wat je nodig hebt om op afstand samen te werken met je teamleden/werknemers’ deel ik 3 tools die het samenwerken vanuit huis een stuk gemakkelijker en efficiënter maken.

 

4. kies het communicatiekanaal dat past

Maak goede afspraken over welke communicatiekanalen je inzet in specifieke situaties. In sommige gevallen werkt een chatbericht simpelweg beter dan een video call of een belletje. Spreek met elkaar van tevoren af hoe je contact met elkaar opneemt bij spoedgevallen: telefoon of WhatsApp.

 

5. spreek contactmomenten af

Plan een vast wekelijks, of wellicht zelfs dagelijks, contactmoment af van maximaal 15 minuten met je teamleden/werknemers waarin je 3 korte vragen stelt:

  • Hoe gaat het met je?
  • Wat ga je van de week doen?
  • Waar loop je tegenaan en waar kan ik, of iemand uit het team, jou mee helpen?

Op deze manier blijf je op de hoogte wat er speelt bij je teamleden/werknemers.

 

6. Geef tips hoe jouw teamleden/werknemers gefocust kunnen werken

Veel teamleden/werknemers zijn niet gewend om vanuit huis te werken. En zeker niet als de partner en kinderen ook nog thuis zijn. Dus, is het belangrijk om ze tips mee te geven hoe ze gefocust kunnen werken. Ik noem er een aantal, zodat je ze niet zelf hoeft te bedenken:

  • Zorg voor een eigen opgeruimde werkplek. Deze zorgt voor overzicht en rust.
  • Maak afspraken met je partner en kinderen. Geef duidelijk aan dat je aan het werk bent en niet gestoord wil worden. Van tevoren aangeven wanneer je wel gestoord kan worden en je iets leuks gaat doen, helpen ook om gefocust te werken.
  • Werk zoveel mogelijk de werktijden van het bedrijf. Hiermee behoud je de dagelijkse routine vast. De avonduren zijn voor je gezin, familie en/of vrienden.
  • Plan tijd in voor jouw partner en kinderen. Lunch bijvoorbeeld samen, of maak een wandeling.
  • Stel realistische doelen. Bepaal, het liefst een dag van tevoren, wat je de volgende dag gedaan wilt hebben en houd je hieraan.

 

7. Geef verantwoordelijkheid en vertrouwen

Om verantwoordelijkheid te kunnen nemen is er vertrouwen nodig. Vertrouwen moet je verdienen. Je krijgt vertrouwen door helder te communiceren wat er precies van hen verwacht wordt. Zorg er dus voor dat taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen duidelijk zijn. Daarbij is het ook belangrijk dat met het delegeren van een verantwoordelijkheid ook de beslissingsbevoegdheid gedelegeerd wordt.

Ik hoor je denken: ‘toch best lastig om op afstand met elkaar te werken?’ Toch is het minder lastig dan je denkt. Als je de juist tools inzet en mijn tips volgt, weet ik zeker dat zaken, ook in deze roerige tijd, door kunnen lopen. Op afstand. Zonder al te veel problemen.

Succes. En als je ergens hulp bij nodig hebt, laat dit dan gerust weten.