Alles wat je nodig hebt om op afstand samen te werken met je teamleden/werknemers

Zondagmiddag. We krijgen het bericht binnen, net als veel van jullie, dat het bedrijf waar Joan, mijn man, werkt maatregelen heeft genomen om de verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan. Gelukkig heeft het bedrijf tot nu toe nog geen positieve of verdachte gevallen bij medewerkers ontdekt en dit willen ze vanzelfsprekend graag zo houden. Dus, wordt aangegeven dat alle medewerkers zoveel mogelijk vanuit huis moeten gaan werken. Joan werkt bij een groot Amerikaans bedrijf, met kantoren in binnen- en buitenland. Een bedrijf waarin een aantal dingen goed zijn georganiseerd.

  • Denk aan VPN verbinding om vanuit huis op het netwerk te kunnen. De plek waar je alle documenten terugvindt die je nodig hebt.
  • Microsoft teams (Skype voor business), een communicatiemiddel voor bedrijf, waarmee je vanuit huis kunt chatten, vergaderen en bellen met collega’s, leveranciers, klanten in binnen- en buitenland.
  • Een urenregistratiesysteem waarin de medewerkers hun uren kunnen registreren.
  • En nog veel andere systemen.

Zij hebben als groter bedrijf deze faciliteiten voor de werknemers beschikbaar, maar geldt dit ook voor jou? Jij als eenpitter of microbedrijf (tot 10 medewerkers) is misschien wel helemaal niet op de hoogte van de online mogelijkheden. Denk je nu: ‘waar heeft ze het over’, lees dan vooral verder.

Je kunt namelijk vandaag de dag makkelijk vanuit huis werken. Er zijn zoveel technische online mogelijkheden, waardoor het werk gewoon door kan gaan. Je hoort nu ook vanuit China allerlei positieve signalen over hoe het leven en het werk gewoon weer doorgaat: vanuit huis.

Nu ken ik deze online mogelijkheden, omdat ik al meer dan 11 jaar op afstand samenwerk met mijn klanten en teamleden. Al jaren zet ik dus allerlei tools en systemen in, gratis en betaald, om de samenwerking met mijn klanten, maar ook met mijn teamleden zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen.

Voor mij is het inzetten van online tools zo logisch dan ik bij het schrijven van dit bericht diverse keren heb gedacht: ‘is het wel zinvol om deze informatie te delen’. Maar als ik dan weer hoor, dat mijn zus, zij is uitvaartverzorgster, niet weet dat zij Microsoft Teams of Zoom kan inzetten om op afstand met nabestaanden te communiceren dan realiseer ik me hoe belangrijk het is om de info wel te delen.

Hoe je online slimmer en makkelijker met elkaar kunt samenwerken? Ik deel hieronder een aantal tools/systemen die je kunt inzetten op de samenwerking tussen teamleden te vergemakkelijken. Met deze 3 digitale tools zorg je ervoor dat je samen met je team optimaal kunt werken aan een gezamenlijk resultaat.

Google drive | Dropbox

Jouw opslagsysteem in de cloud. Omdat je als teamleden/collega’s niet langer vanuit het kantoor werkt en waarschijnlijk ook niet vanuit dezelfde computer is cloudopslag essentieel. Met Google Drive of Dropbox zorg je ervoor dat je al jullie documenten op 1 plek hebt staan. Je kunt op een eenvoudige manier mappen maken, die je met jouw teamleden/collega’s kunt delen. Daarnaast kun je bepalen welke stukken ze mogen inkijken en of ze die alleen mogen lezen of ook mogen aanpassen. Ook handig: je kunt de bestanden die je op je computer opslaat automatisch laten synchroniseren. In Google Drive kun je zelfs samen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken en zie je wijzigingen zodra ze zijn aangebracht.

Met de gratis versie kun je in eerste instantie prima uit de voeten. Heb je meer dan 2 GB aan bestanden dan berekent Dropbox hiervoor kosten.

Zoom video conferencing of Microsoft Teams (Skype for Business)

Één ding is een feit: samenwerken en communiceren op afstand verloopt een stuk efficiënter als je elkaar in de ogen kunt kijken. In deze situatie dat jouw teamleden/werknemers gedwongen vanuit huis moeten werken, is Zoom of Microsoft Teams dan ook een onmisbaar onderdeel binnen jouw bedrijf. Het zijn tools, waarmee je handig 1 op 1, of met een grote groep, kunt vergaderen. Je hebt de mogelijkheid om je scherm te delen en met een groep te chatten. Op deze manier houd je persoonlijk contact met je teamleden/werknemers. Ook handig: belangrijke vergaderingen of interviews kun je opnemen, zodat je ze later in alle rust kunt terugluisteren.

Met de gratis versies kun je prima 1 op 1 conference calls houden. Wil je met meer personen langer dan 40 minuten vergaderen in Zoom dan adviseren we je de betaalde versie aan te schaffen.

Teamwork

Teamwork is een populair samenwerkingstool waarin je verschillende projecten en chatkanalen kunt aanmaken.

Teamwork Projects heeft handige functies die slimmere werkstromen mogelijk maken en de communicatie vergemakkelijken, zodat jij je kunt richten op je taken. Functies omvatten taakbeheer, tijdregistratie, mijlpalen, directe rapporten van hoog niveau en nog veel meer. Door in Teamwork te gaan werken voorkom je een volle mailbox. Heb je een volle mailbox dan verlies je al gauw het overzicht door alle cc’s en bcc’s. Daarnaast is er kans dat je moet zoeken naar documenten.

Teamwork Projects is vooral geschikt voor bedrijven die projecten moeten beheren of moeite hebben om hun teams en projecten te coördineren. Je kunt zelf bepalen wie in welk project mag werken.

Ook kun je een chatkanaal aanmaken waarin je 1 op 1 met jouw teamlid/werknemer een bepaald onderwerp kunt bespreken. Daarnaast kun je groepen aanmaken. Je kiest zelf uit wie lid mogen zijn van de groep. Via de chatfunctie is het eenvoudig en snel afstemmen met een collega of met je hele team.

Je kunt zowel Google Drive alsook Dropbox aan Teamwork koppelen waardoor je snel bestanden kunt delen behorend bij de taak of het project. Er zijn nog meer koppelingen mogelijk om processen te automatiseren.

In de gratis versie kun je 2 projecten aanmaken en 5 teamleden/werknemers toevoegen. Heb je meer projecten lopen en/of wil je meerdere teamleden/werknemers toevoegen aan Teamwork dan zijn de kosten $ 9,00 per gebruiker.

Ik ben ervan overtuigd dat deze 3 tools je gaan helpen om de communicatie en de samenwerking met jouw teamleden/werknemers in deze periode efficiënter en effectiever te laten verlopen. Heb je hulp nodig bij de implementatie van deze tools, of wil je brainstormen over andere online mogelijkheden? Laat het me dan weten (stuur een gerust een mail naar info@bureau2join.nl. Ik help je graag op weg.